Comment choisir une agence pour embaucher des travailleurs étrangers - 7 questions avant de signer

Une bonne agence pour embaucher des travailleurs étrangers détient une licence valide, explique clairement la procédure du visa et du permis unique, vérifie les candidats et indique dans le contrat précisément ce qu'elle fait, en combien de temps et à quel prix. Si vous n'obtenez pas de réponse précise à l'une des questions ci-dessous, poursuivez vos recherches.

Embaucher des travailleurs de l'étranger prend des semaines, mobilise plusieurs institutions publiques et les erreurs coûtent cher. C'est pourquoi le choix d'une agence de recrutement mérite la même attention que celui d'un fournisseur pour une matière première essentielle.

1. L'agence détient-elle une licence ?

En Serbie, l'intermédiation pour l'emploi peut être exercée par le Service national de l'emploi et par les agences titulaires d'une autorisation valide du ministère chargé du travail. Le ministère tient un registre des autorisations délivrées et publie la liste des agences sur son site web.

Demandez le numéro et la date de l'autorisation et vérifiez-les vous-même. Vérifiez aussi que l'entreprise est immatriculée auprès de l'Agence serbe des registres du commerce et qu'elle dispose d'un bureau où vous pouvez la rencontrer en personne.

2. Comment l'agence trouve-t-elle et vérifie-t-elle les candidats ?

Demandez dans quels pays l'agence recrute, si elle a des partenaires sur le terrain et comment elle vérifie l'expérience professionnelle. Des réponses concrètes comprennent :

• un test pratique de compétences (par exemple un essai de soudure ou l'utilisation d'une machine) avec enregistrement vidéo
• un entretien vidéo avec le candidat auquel vous pouvez participer
• la vérification des justificatifs de qualification et des anciens employeurs
• la vérification des connaissances de base en anglais, si le poste l'exige

Si l'agence ne propose qu'une liste de noms sans possibilité de parler aux candidats, le risque est de votre côté.

3. Qui gère la procédure du visa et du permis unique ?

Depuis le 1er février 2024, un travailleur étranger en Serbie travaille sur la base d'un visa D pour emploi ou d'un permis unique de séjour temporaire et de travail. La procédure comprend un test du marché du travail auprès du Service national de l'emploi, une demande électronique sur le portail Welcome to Serbia et, pour les ressortissants de pays soumis au visa, un visa D délivré par l'ambassade de Serbie.

L'agence doit indiquer clairement quelles étapes elle prend en charge et lesquelles vous incombent en tant qu'employeur. La demande de permis unique peut aussi être déposée par une personne mandatée par l'employeur ; la procuration doit donc être précise et écrite. Demandez aussi qui suit les dates d'expiration des permis et lance la prolongation à temps.

4. Combien de temps dure réellement l'ensemble du processus ?

Les délais légaux sont connus : le rapport du test du marché du travail est établi dans un délai de 4 jours, et une demande complète de permis unique est tranchée dans les 15 jours. Le temps total jusqu'à l'arrivée du travailleur dépend toutefois aussi de la préparation des documents dans le pays d'origine, des rendez-vous à l'ambassade et du voyage.

Une agence sérieuse donne une estimation par phase et explique ce qui peut ralentir la procédure. Soyez prudent si quelqu'un vous garantit une date d'arrivée fixe, quels que soient le pays et le nombre de travailleurs.

5. Qu'est-ce qui est exactement inclus dans le prix ?

Demandez une offre écrite qui détaille séparément :

• les honoraires de l'agence et le moment de leur paiement (à l'avance, par phase ou à l'arrivée)
• les frais d'État et consulaires
• la traduction et la certification des documents
• les billets d'avion et le transfert depuis l'aéroport
• qui supporte les coûts si un candidat se désiste ou se voit refuser le visa

Demandez aussi si l'agence facture quoi que ce soit aux travailleurs. Les frais élevés payés par les travailleurs entraînent souvent insatisfaction, départs et problèmes qui finissent par retomber sur l'employeur.

6. Que se passe-t-il si un travailleur ne convient pas ou part ?

De nombreux employeurs posent cette question trop tard. Demandez si l'agence propose un candidat de remplacement, dans quel délai et à quelles conditions, et comment cela est inscrit dans le contrat.

Connaissez aussi les règles : un travailleur étranger ne peut changer d'employeur pendant la validité du permis unique qu'avec l'accord du Service national de l'emploi. Lorsqu'un contrat de travail prend fin, l'étranger dispose de 30 jours pour en conclure un nouveau, faute de quoi les règles de la loi sur les étrangers s'appliquent. L'agence doit vous expliquer ce que cela signifie pour votre entreprise.

7. Quel accompagnement l'agence offre-t-elle après l'arrivée ?

L'arrivée n'est que le début. Demandez si l'agence aide pour :

• la déclaration de séjour et le document biométrique
• l'hébergement et les premiers jours en Serbie
• la communication avec les travailleurs dans leur langue ou en anglais
• les prolongations de permis et les changements de statut d'emploi

La loi oblige l'employeur à conserver les justificatifs attestant que les conditions d'embauche d'un étranger sont remplies ; il est donc utile que l'agence tienne un dossier de documents ordonné pour chaque travailleur.

Signaux d'alerte

• pas de licence, ou l'agence refuse de la montrer
• des délais et des nombres de travailleurs « garantis » sans aucun examen de vos besoins
• le conseil de faire venir les travailleurs avec un visa touristique et de « régler les papiers plus tard »
• des accords verbaux sans contrat ni détail des coûts

Questions fréquentes

Une entreprise peut-elle embaucher un étranger sans agence ?

Oui. L'employeur peut déposer lui-même la déclaration de poste vacant et la demande de permis unique. Une agence fait gagner du temps pour trouver des candidats à l'étranger et gérer les documents.

Où puis-je vérifier si une agence est agréée ?

Le ministère chargé du travail tient un registre des autorisations délivrées et publie la liste des agences titulaires d'une licence valide sur son site web.

Qui dépose la demande de permis unique ?

L'étranger, l'employeur au nom de l'étranger, ou une personne qu'ils mandatent. La demande est déposée uniquement par voie électronique.

Combien de temps prend la décision sur le permis unique ?

Une demande complète est tranchée dans les 15 jours suivant son dépôt.

Posez ces 7 questions à chaque agence avec laquelle vous échangez et comparez les réponses par écrit. Si vous voulez voir comment nous y répondons, découvrez notre service de recrutement de travailleurs de l'étranger, inscrivez votre entreprise ou contactez-nous pour convenir d'un rendez-vous dans notre bureau à Belgrade.